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Configuración inicial del conjunto

Configura los datos básicos de tu conjunto residencial: créalo, completa su información general, define su estructura física e invita a tu equipo.

Antes de empezar

Configurar un conjunto por primera vez combina cuatro tareas: crearlo, completar sus datos generales, definir su estructura física e invitar a tu equipo. Estos bloques resumen cada una.

Crea tu conjunto

Registra los datos legales mínimos (nombre, NIT, dirección, ciudad) al crear tu conjunto por primera vez.

Completa los datos generales

Logo, contacto, ubicación, zona horaria, moneda y estrato desde Configuración → General.

Define la estructura física

Crea torres o bloques y sus unidades, manualmente o con patrones masivos.

Invita a tu equipo

Da acceso a administradores y residentes; gestiona el personal operativo desde su módulo.

Sigue el checklist de bienvenida

El dashboard te guía en 4 pasos: estructura, residentes, cartera inicial opcional y primer cobro. Activa el modo guiado si es la primera vez que configuras el conjunto.

El NIT y el teléfono tienen formato estricto

El NIT debe ir como 900123456-7 (9 dígitos, guion, 1 dígito) y el teléfono operativo debe tener exactamente 10 dígitos.

El logo mejora tus comunicaciones

Súbelo en JPG, PNG, SVG o WebP (máx. 2MB) desde Configuración → General para que aparezca en recibos y notificaciones.

Cómo se crea un conjunto

Después de registrarte y verificar tu cuenta, la plataforma te lleva a la pantalla de selección de conjunto. Desde ahí puedes crear uno nuevo con estos datos.

Nombre del Conjunto (obligatorio)

Nombre visible para residentes y en recibos. Ej: Conjunto Residencial Los Robles.

NIT (obligatorio)

Formato 123456789-0. Identifica fiscalmente al conjunto.

Dirección (obligatoria)

Dirección física donde está ubicado el conjunto.

Ciudad (obligatoria)

Ciudad del conjunto. También sirve para buscarlo si administras varios.

Teléfono (opcional)

Contacto operativo público. Puedes completarlo después desde Configuración.

Email (opcional)

Por defecto usa el correo de tu cuenta; puedes cambiarlo en cualquier momento.

Completa la Configuración General

Ya con el conjunto creado, ve a Configuración → General para completar la información que faltó en el registro inicial y ajustar los parámetros operativos.

Identidad

Logo, nombre y NIT que verán tus residentes en cada comunicación.

Logo del conjunto

JPG, PNG, SVG o WebP. Máximo 2MB. Aparece en recibos y comunicaciones.

Nombre del Conjunto

Mínimo 3 caracteres. Es el nombre visible en toda la plataforma.

NIT

Formato 123456789-0. Se valida automáticamente al guardar.

Contacto

Datos de contacto operativo del conjunto, distintos a los de tu cuenta personal.

Teléfono operativo

Exactamente 10 dígitos. Es el contacto público del conjunto; la recuperación de cuenta usa el teléfono de Mi cuenta, no este.

Correo de contacto del conjunto para comunicaciones.

Administrador

Nombre de la persona responsable de la administración.

Ubicación

Dirección y ciudad donde está ubicado el conjunto.

Dirección

Dirección física completa.

Ciudad

Ciudad del conjunto.

Operación

Parámetros que afectan cálculos de fechas y montos en todo el sistema.

Zona horaria

Se usa para fechas de vencimiento y mora en todo el conjunto. Por defecto América/Bogotá.

Moneda operativa

Se usa en cobros, pagos, recordatorios y reportes del conjunto.

Parámetros

Datos adicionales usados en reportes y clasificaciones.

Estrato

Selecciona entre estrato 1 y 6.

Define la estructura física

Antes de invitar residentes, crea las torres o bloques y sus unidades. Puedes hacerlo manualmente unidad por unidad, o generar varias estructuras a la vez con patrones.

Creación manual

Ideal para conjuntos pequeños o para ajustar casos particulares: creas cada torre y cada unidad una por una, con su tipo, coeficiente y características.

Patrones masivos

Define un patrón de código (numérico o alfabético), número de pisos y unidades por piso, tipo de unidad y método de asignación de coeficiente. El sistema genera todas las torres y unidades de una vez, con excepciones puntuales si las necesitas.

Invita a tu equipo: usuarios y permisos

Desde Configuración → Usuarios administras las cuentas administrativas y de residentes. El personal operativo y sus cargos se gestionan por separado desde el módulo Personal.

Roles disponibles

Aquí administras ADMIN y RESIDENTE. PERSONAL se gestiona desde su módulo y SUPER_ADMIN es un perfil de plataforma que el conjunto no puede editar.

Pestaña Usuarios

Lista de administradores y residentes con su rol, última conexión y estado. El personal operativo no aparece en esta pestaña.

Pestaña Invitaciones

Gestiona invitaciones pendientes: reenvía el correo o revisa si fueron aceptadas.

Pestaña Roles

Matriz de permisos por perfil editable, agrupada por módulo (Configuración, Cartera, Reportes, etc.).

El checklist de bienvenida

Tu dashboard muestra un checklist de 4 pasos mientras el conjunto no tenga estructura, residentes y un primer cobro publicado. La carga de cartera inicial es opcional y puede marcarse como omitida. El checklist incluye un modo guiado con un tour paso a paso.

Crea estructuras y unidades

Organiza la base del conjunto para que puedas asociar residentes y cobrar sin errores.

Registra tu primer residente

Asigna al menos un responsable activo a una unidad para poder crear el primer cobro. Sin un responsable activo por unidad, el sistema omite esas unidades al crear cobros.

Importa tu cartera inicial (opcional)

Si vienes de Excel u otro sistema, carga la deuda actual antes del primer cobro. Si el conjunto empieza sin saldos pendientes, puedes omitir este paso.

Crea tu primer cobro

Publica un cobro real para activar el flujo de cartera y empezar a recaudar. Cuando el cobro exista, el panel deja de mostrar el checklist.

Buenas prácticas

Completa Configuración → General antes de invitar residentes: el nombre y el logo ya aparecerán en las comunicaciones que reciban.
Crea primero la estructura física (torres/unidades); sin ella no podrás asociar residentes correctamente.
Verifica la zona horaria y la moneda antes de crear tu primer cobro, ya que afectan fechas de vencimiento y montos.
Define roles y permisos de tu equipo antes de invitarlos, para que cada persona vea solo los módulos que necesita.
Usa el modo guiado del checklist de bienvenida si es tu primera vez configurando un conjunto.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar el nombre o el NIT después de crear el conjunto?

Sí. Ambos se pueden editar en cualquier momento desde Configuración → General.

¿Tengo que completar el checklist de bienvenida en orden?

Es el orden recomendado, pero la plataforma no lo obliga. Aun así, si no creas la estructura primero no podrás asignar residentes a unidades, y si no hay un responsable activo por unidad, el sistema la omite al generar cobros.

¿Qué pasa si administro varios conjuntos?

Puedes cambiar entre ellos desde el selector del conjunto activo o desde Mis conjuntos en el menú de usuario, sin crear cuentas nuevas. La cuenta inicia con cupo para uno y soporte puede habilitar conjuntos adicionales. Cada conjunto conserva configuración, datos y suscripción independientes.

¿El teléfono de Configuración General sirve para recuperar mi cuenta?

No. Ese teléfono es el contacto público y operativo del conjunto. La recuperación de tu cuenta personal usa el teléfono configurado en Mi cuenta.

¿Quién puede ver o editar la configuración general?

Depende del rol y de los permisos asignados. En Configuración → Usuarios → Roles puedes revisar los módulos habilitados para los perfiles editables. Los permisos operativos del personal se administran desde Personal → Cargos.

¿Puedo subir el logo más tarde?

Sí, es opcional. Puedes subirlo, reemplazarlo o eliminarlo en cualquier momento desde Configuración → General.

¿Listo para configurar tu conjunto?

Ve a Configuración → General para completar tus datos o al Dashboard para seguir el checklist de bienvenida.

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