Residentes14 min de lectura

Agregar y gestionar residentes

Aprende las dos formas de registrar residentes en tu conjunto, qué tipos existen, cómo asignar unidades correctamente y cómo gestionar el día a día.

Antes de empezar

Cada residente queda vinculado a una unidad y a un tipo (propietario, arrendatario o familiar). De esa relación dependen los cobros, los recordatorios y los reportes de ocupación.

Datos de identidad

Nombre, documento, email y teléfono del residente.

Tipo de residente

Propietario, arrendatario o familiar. Cada uno tiene reglas distintas.

Asignación de unidad

Vincula al residente con una unidad para que reciba cobros.

Estado y observaciones

Marca activo/inactivo y deja notas internas para tu equipo.

Cómo agregar un residente

Tienes dos opciones: crearlos directamente cuando ya tienes los datos, o invitarlos por email para que ellos mismos digiten su información.

Crear directamente

Tú llenas el formulario con todos los datos del residente. Útil cuando ya tienes la información completa y quieres registrar al residente de inmediato.

Control total sobre los datos.

El residente queda activo en segundos.

Puedes asignar la unidad en el mismo paso.

✗Tienes que digitar todo manualmente.

✗Errores de digitación son tu responsabilidad.

Cuándo usarlo

Úsalo cuando ya tienes los datos del residente en mano y quieres registrarlo de inmediato.

Invitar por email

Envías un enlace único al residente para que él mismo complete su registro. ConjuntoFácil le envía el correo, él llena un formulario público, y queda creado al final del proceso.

El residente digita sus propios datos.

Puedes invitar varios al mismo tiempo.

Reduce errores y trabajo manual.

✗Depende de que el residente complete el proceso.

✗El residente queda inactivo hasta que acepta.

Cuándo usarlo

Úsalo cuando estás cargando muchos residentes a la vez o cuando quieres delegar la digitación al propio residente.

Campos del formulario

Estos son todos los campos que verás al crear un residente. Úsalos como referencia para no dejar nada por fuera.

Nombre y apellido

Mínimo 2 caracteres cada uno. Solo letras (incluyendo tildes y eñes). Aparecerán en los recibos y notificaciones.

Tipo de documento

Cédula de ciudadanía (CC), cédula de extranjería (CE), pasaporte o NIT. Selecciona el que corresponda.

Número de documento

Entre 5 y 20 caracteres alfanuméricos. La app valida que sea único dentro de tu conjunto.

Canal por defecto para recordatorios de pago, recibos y notificaciones. También se usa para que el residente acceda a su panel personal.

Teléfono principal

Entre 7 y 15 dígitos. Si activas notificaciones por WhatsApp, este es el número que se usa.

Tipo de residente

Propietario, arrendatario o familiar. Filtra qué unidades aparecen disponibles abajo.

Unidad asignada

La unidad donde vive el residente. Es obligatoria — sin unidad, no recibe cobros y queda como DESASIGNADO.

Fecha de ingreso

El día en que el residente empezó a habitar la unidad. Por defecto es la fecha de hoy.

Observaciones

Notas internas para tu equipo administrativo. Máximo 500 caracteres. NO son visibles para el residente.

Reúne los documentos primero

Antes de abrir el formulario, ten a mano la cédula, email y teléfono del residente. El sistema valida que el número de documento sea único dentro del conjunto.

Decide quién será propietario

Solo puede haber UN propietario por unidad. Familiares y arrendatarios sí pueden ser varios por unidad.

Invitar es más rápido para muchos

Si tienes muchos residentes nuevos, usa la opción Invitar residentes para enviarles un enlace y que ellos completen sus propios datos.

Diferencias entre los tipos

ConjuntoFácil distingue entre 3 tipos manuales y un cuarto automático del sistema. La elección define quién es responsable legal y cuántos pueden vivir en la unidad.

Propietario

Es dueño de la unidad. Por reglamento de propiedad horizontal es el responsable legal de los pagos.

Solo puede haber UN propietario por unidad.
Al elegir este tipo, el listado de unidades solo muestra las que aún no tienen propietario asignado.
Es el responsable legal de los cobros aunque arriende la unidad.

Arrendatario

Vive en una unidad ajena bajo contrato de arrendamiento. Puede o no recibir los cobros directamente.

Puede haber varios arrendatarios por unidad (ej. roommates).
El propietario sigue siendo el responsable legal frente al conjunto.
Útil para enviar recordatorios y comunicaciones a quien realmente vive en la unidad.

Familiar

Familiar autorizado del propietario o arrendatario que también habita la unidad.

Puede haber varios familiares por unidad.
No es responsable de pagos.
Útil para registrar miembros del hogar que necesitan acceso al portal del residente.

Desasignado

Tipo automático del sistema. NO se puede asignar manualmente.

El sistema lo asigna cuando le quitas la unidad a un residente.
Estos residentes quedan inactivos automáticamente.
Sirve para conservar el historial sin perder los datos del residente.

Acciones sobre residentes existentes

Una vez creado el residente, desde su ficha puedes hacer todas estas operaciones del día a día.

Editar datos

Desde el detalle del residente puedes corregir nombre, documento, email, teléfono o cambiar el tipo. Los cambios no afectan los cobros ya generados.

Cambiar de unidad

Si un residente se muda dentro del mismo conjunto, edita su ficha y cambia la unidad asignada. El sistema actualiza automáticamente los próximos cobros recurrentes.

Marcar como inactivo

Cuando un residente se va del conjunto, marca su switch como inactivo. Los cobros existentes se conservan, pero no recibirá nuevos cobros del plan recurrente.

Eliminar (soft delete)

Elimina al residente y libera el cupo de tu plan. Es un borrado lógico: el historial se conserva. Si tenía cobros pendientes, puedes transferirlos a otro residente o anularlos.

Ver historial

Cada residente tiene un registro de entradas y salidas con motivo (venta, fin de contrato, mudanza voluntaria, desalojo, fallecimiento). Útil para auditoría.

Ver pagos

El detalle del residente incluye una pestaña con todos sus cobros (pendientes, pagados, vencidos) y los pagos registrados con sus comprobantes.

Caso práctico · Conjunto Torres del Lago

120 apartamentos, 90 propietarios viviendo en su unidad y 30 unidades arrendadas. Quieren que tanto propietarios como inquilinos reciban comunicaciones.

Lo que hace la administradora

Registra los 120 propietarios primero (uno por unidad).
En las 30 unidades arrendadas, agrega también al arrendatario como tipo Arrendatario.
Si el propietario tiene cónyuge o hijos mayores que necesitan acceso, los agrega como Familiar.

Resultado

Los cobros se generan a nombre del propietario (responsable legal), pero los recordatorios se envían tanto al propietario como al arrendatario. Cada uno tiene acceso a su panel personal con los datos relevantes.

Checklist al crear residentes

Verifica el documento — el sistema lo valida como único en el conjunto.
Confirma el email con el residente antes de guardar (es por donde recibirá los cobros).
Asigna siempre una unidad al crear; si lo dejas sin unidad queda inactivo.
Si vas a cargar muchos residentes, usa la invitación masiva en vez del formulario uno por uno.
Documenta acuerdos especiales en el campo de observaciones.
Marca como inactivo (no elimines) cuando un residente se mude pero sigan habiendo cobros pendientes.

Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar un residente sin asignarle unidad?

Técnicamente sí, pero queda como DESASIGNADO e inactivo. No recibirá cobros ni aparecerá en los reportes. Solo tiene sentido cuando quieres conservar los datos de contacto sin que sea responsable de pago.

¿Qué pasa si intento registrar un propietario en una unidad que ya tiene uno?

El sistema no te lo permite. Al seleccionar Propietario, el listado de unidades solo muestra las que aún no tienen propietario asignado. Si necesitas cambiarlo, primero edita al actual.

¿Puedo registrar el mismo residente en dos unidades?

Por persona física no, ya que el sistema valida que el documento sea único. Si una persona es dueña de dos unidades, se registra como propietario solo en una y se anota la otra en observaciones.

¿Cómo funciona la invitación por email?

Desde la lista de residentes, haz clic en Invitar residentes, escribe los correos y envía. ConjuntoFácil envía un email con un enlace único y el residente llena un formulario público.

¿Hay límite de residentes por plan?

Sí. Cada plan tiene un máximo de residentes activos. Si alcanzas el límite, el sistema te lo avisará. Puedes liberar cupo eliminando residentes inactivos o subir tu plan.

¿Qué pasa con los cobros si elimino un residente?

El borrado es lógico (soft delete). Los cobros pendientes te dan dos opciones: transferirlos a otro residente activo de la misma unidad, o anularlos. Los cobros pagados se conservan.

¿Puedo importar residentes desde Excel o CSV?

Por ahora no. Los residentes deben crearse uno por uno con el formulario o invitarse por email. La opción más rápida es la invitación masiva: pega todos los correos de una vez.

¿El residente puede acceder a su propia cuenta?

Sí. Cada residente tiene acceso a un panel personal donde puede ver sus cobros, descargar recibos y registrar pagos offline. Accede con el email registrado.

¿Listo para registrar a tus residentes?

Abre el módulo desde el menú lateral en Residentes → Nuevo residente.

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