Residentes14 min de lectura

Agregar y gestionar residentes

Aprende a registrar residentes por formulario, invitación o importación, vincular varias unidades y gestionar el día a día.

Antes de empezar

Cada residente se registra una sola vez y puede quedar vinculado a una o varias unidades. Cada relación indica si actúa como propietario, arrendatario o familiar; de esos vínculos dependen los cobros, recordatorios y reportes de ocupación.

Datos de identidad

Nombre, documento, email y teléfono del residente.

Tipo de residente

Propietario, arrendatario o familiar. Cada uno tiene reglas distintas.

Unidades vinculadas

Vincula a la persona con una o varias unidades y define su relación en cada una.

Estado y observaciones

Registra ingresos y salidas con fecha, motivo e historial para tu equipo.

Cómo agregar un residente

Puedes crearlos directamente, invitarlos por email para que completen sus datos o importar una plantilla XLSX/CSV para una carga masiva.

Crear directamente

Tú llenas el formulario con todos los datos del residente. Útil cuando ya tienes la información completa y quieres registrar al residente de inmediato.

Control total sobre los datos.

El residente queda activo en segundos.

Puedes asignar la unidad en el mismo paso.

✗Tienes que digitar todo manualmente.

✗Errores de digitación son tu responsabilidad.

Cuándo usarlo

Úsalo cuando ya tienes los datos del residente en mano y quieres registrarlo de inmediato.

Invitar por email

Envías un enlace único al residente para que él mismo complete su registro. ConjuntoFácil le envía el correo, él llena un formulario público, y queda creado al final del proceso.

El residente digita sus propios datos.

Puedes invitar varios al mismo tiempo.

Reduce errores y trabajo manual.

✗Depende de que el residente complete el proceso.

✗El residente queda inactivo hasta que acepta.

Cuándo usarlo

Úsalo cuando estás cargando muchos residentes a la vez o cuando quieres delegar la digitación al propio residente.

Importar Excel o CSV

Descarga la plantilla, completa varias filas y carga el archivo. El sistema valida todo antes de crear los residentes.

Permite cargar muchos residentes en una sola operación.

Muestra los errores antes de confirmar la importación.

Acepta archivos XLSX y CSV.

✗Debes respetar las columnas y formatos de la plantilla.

✗Si hay errores, debes corregir el archivo y volver a cargarlo.

Cuándo usarlo

Úsalo para migraciones iniciales o cargas masivas cuando ya tienes la información en una hoja de cálculo.

Campos del formulario

Estos son todos los campos que verás al crear un residente. Úsalos como referencia para no dejar nada por fuera.

Nombre y apellido

Mínimo 2 caracteres cada uno. Solo letras (incluyendo tildes y eñes). Aparecerán en los recibos y notificaciones.

Tipo de documento

Cédula de ciudadanía (CC), cédula de extranjería (CE), pasaporte o NIT. Selecciona el que corresponda.

Número de documento

Entre 5 y 20 caracteres alfanuméricos. La app valida que sea único dentro de tu conjunto.

Canal por defecto para recordatorios de pago, recibos y notificaciones. También se usa para que el residente acceda a su panel personal.

Teléfono principal

Entre 7 y 15 dígitos. Si activas notificaciones por WhatsApp, este es el número que se usa.

Tipo de residente

Propietario, arrendatario o familiar. Filtra qué unidades aparecen disponibles abajo.

Unidad asignada

La unidad donde vive el residente. Es obligatoria — sin unidad, no recibe cobros y queda como DESASIGNADO.

Fecha de ingreso

El día en que el residente empezó a habitar la unidad. Por defecto es la fecha de hoy.

Observaciones

Notas internas para tu equipo administrativo. Máximo 500 caracteres. NO son visibles para el residente.

Reúne los documentos primero

Antes de abrir el formulario, ten a mano la cédula, email y teléfono del residente. El sistema valida que el número de documento sea único dentro del conjunto.

Decide quién será propietario

ConjuntoFácil mantiene un propietario principal activo por unidad. Si cambia la titularidad, identifica primero al sucesor y la fecha efectiva.

Invitar es más rápido para muchos

Si tienes muchos residentes nuevos, usa la opción Invitar residentes para enviarles un enlace y que ellos completen sus propios datos.

Diferencias entre los tipos

ConjuntoFácil distingue entre 3 tipos manuales y un cuarto automático del sistema. La elección define cómo se representa cada vínculo, qué acciones están disponibles y cómo se conserva su historial.

Propietario

Es el titular de la unidad y el contacto principal que la plataforma usa para su gestión administrativa.

La plataforma mantiene un propietario principal activo por unidad.
El listado solo muestra unidades sin propietario principal asignado.
Al cambiar la titularidad debes indicar el nuevo propietario y la fecha efectiva; la cartera histórica no se borra ni se mueve automáticamente.

Arrendatario

Ocupa una unidad ajena bajo contrato de arrendamiento y puede recibir comunicaciones o recordatorios según la configuración.

Puede haber varios arrendatarios por unidad (ej. roommates).
Finalizar el arrendamiento no se bloquea por una deuda ni cambia la cartera histórica de la unidad.
En expensas comunes ordinarias, la ley prevé solidaridad entre propietario y tenedor; el contrato y el reglamento pueden definir la gestión interna.
Útil para enviar recordatorios y comunicaciones a quien realmente vive en la unidad.

Familiar

Familiar autorizado del propietario o arrendatario que también habita la unidad.

Puede haber varios familiares por unidad.
El tipo Familiar no lo convierte automáticamente en destinatario principal de la cartera dentro de la plataforma.
Útil para registrar miembros del hogar que necesitan acceso al portal del residente.

Desasignado

Tipo automático del sistema. NO se puede asignar manualmente.

El sistema lo asigna cuando le quitas la unidad a un residente.
Estos residentes quedan inactivos automáticamente.
Sirve para conservar el historial sin perder los datos del residente.

Acciones sobre residentes existentes

Una vez creado el residente, desde su ficha puedes hacer todas estas operaciones del día a día.

Editar datos

Desde el detalle del residente puedes corregir nombre, documento, email, teléfono o cambiar el tipo. Los cambios no afectan los cobros ya generados.

Gestionar unidades vinculadas

Desde el detalle puedes agregar o retirar relaciones con unidades. Una misma persona puede ser propietaria, arrendataria o familiar en distintas unidades; cada vínculo conserva su propio tipo y fecha de ingreso.

Finalizar arrendamiento o residencia

Registra la fecha y el motivo de salida. El sistema cierra los vínculos activos, conserva el historial y revoca el acceso pendiente o activo del residente saliente.

Registrar cambio de propietario

Selecciona un nuevo propietario por cada unidad y define la fecha efectiva. El cambio se realiza en una sola operación: sale el titular anterior, entra el nuevo y se conserva la trazabilidad.

Ver historial

Cada residente tiene un registro de entradas y salidas con motivo (venta, fin de contrato, mudanza voluntaria, desalojo, fallecimiento). Útil para auditoría.

Consultar estado de cuenta

La ficha resume la deuda de las unidades vinculadas actualmente al residente. Usa Estado de cuenta para consultar una unidad; si hay varias, selecciona la que quieras revisar. El detalle de sus cobros y pagos está disponible desde Finanzas.

Caso práctico · Conjunto Torres del Lago

120 apartamentos, 90 propietarios viviendo en su unidad y 30 unidades arrendadas. Quieren que tanto propietarios como inquilinos reciban comunicaciones.

Lo que hace la administradora

Registra los 120 propietarios primero (uno por unidad).
En las 30 unidades arrendadas, agrega también al arrendatario como tipo Arrendatario.
Si el propietario tiene cónyuge o hijos mayores que necesitan acceso, los agrega como Familiar.

Resultado

La unidad conserva un propietario principal y los ocupantes necesarios para comunicaciones. Los cobros y la cartera mantienen su trazabilidad por unidad y destinatario histórico; los recordatorios pueden enviarse a los contactos configurados sin alterar esa trazabilidad.

Checklist al crear residentes

Verifica el documento — el sistema lo valida como único en el conjunto.
Confirma el email con el residente antes de guardar (es por donde recibirá los cobros).
Asigna al menos una unidad al crear; después puedes agregar otras desde Unidades vinculadas.
Si ya tienes los datos de muchas personas, usa Importar; si prefieres que cada residente complete su información, usa Invitar residentes.
Documenta acuerdos especiales en el campo de observaciones.
Usa Finalizar vínculos cuando una persona se retire; no elimines ni reasignes cobros para representar una salida.
En un cambio de propietario, verifica el paz y salvo o deja documentada la cartera pendiente antes de confirmar al sucesor.

Preguntas frecuentes

¿De dónde sale el estado de cuenta del residente?

Del saldo de las unidades con vínculo vigente. En mora indica deuda vencida; Pendiente, deuda que aún no vence; Saldo a favor, crédito disponible sin deuda; y Al día, ausencia de deuda y crédito en esas unidades. Se incluyen saldos iniciales importados, intereses y cuotas de acuerdos aún sin emitir. Si cambia el propietario, la deuda permanece en la unidad y aparece en la ficha de quien esté vinculado actualmente. Sin vínculos vigentes, este resumen no certifica el historial financiero de la persona.

¿Un saldo a favor hace que el residente aparezca al día?

No mientras haya deuda pendiente. Total por cobrar y Crédito disponible se muestran separados: el crédito solo reduce la deuda al aplicarlo a un cobro. Consulta Cartera para revisar su origen y confirmar la aplicación.

¿Puedo registrar un residente sin asignarle unidad?

Técnicamente sí, pero queda como DESASIGNADO e inactivo. No recibirá cobros ni aparecerá en los reportes. Solo tiene sentido cuando quieres conservar los datos de contacto sin que sea responsable de pago.

¿Qué pasa si intento registrar un propietario en una unidad que ya tiene uno?

El sistema no permite dos propietarios principales activos en la misma unidad. Si cambió la titularidad, usa Registrar cambio de propietario desde la lista de residentes: allí debes elegir al sucesor y la fecha efectiva.

¿Puedo registrar el mismo residente en dos unidades?

Sí. El documento identifica una sola persona, pero su ficha puede tener varias unidades vinculadas. Registra al residente una vez y usa Unidades vinculadas para agregar cada propiedad o relación; no dupliques la persona ni uses observaciones como sustituto del vínculo.

¿Cómo funciona la invitación por email?

Desde la lista de residentes, haz clic en Invitar residentes, escribe los correos y envía. ConjuntoFácil envía un email con un enlace único y el residente llena un formulario público.

¿Hay límite de residentes por plan?

Sí. Cada plan tiene un máximo de residentes activos. Si alcanzas el límite, el sistema te lo avisará. Puedes liberar cupo finalizando correctamente los vínculos de quienes ya se retiraron o subir tu plan.

¿Qué pasa con sus invitados cuando retiro el vínculo con una unidad?

Las invitaciones pendientes de ese anfitrión para la unidad desvinculada se cancelan junto con sus reservas de parqueadero pendientes. El QR deja de autorizar nuevos ingresos. Si un visitante ya está dentro, la visita permanece en curso: portería debe registrar su salida desde Invitados con el permiso correspondiente para liberar el cupo. Retirar el vínculo del residente no registra una salida física del visitante.

¿Qué pasa con los cobros cuando finalizo los vínculos de un residente?

No se transfieren, anulan ni eliminan automáticamente. Los cobros conservan la unidad y el responsable histórico con el que fueron emitidos. La salida de una persona y la gestión de cartera son procesos separados y auditables.

¿Una deuda impide terminar un arrendamiento?

No. Puedes registrar la salida del arrendatario aunque exista cartera pendiente. La obligación permanece visible en la unidad y debe gestionarse por el flujo de cartera, sin mantener artificialmente activo a quien ya se retiró.

¿Puedo importar residentes desde Excel o CSV?

Sí. Desde la lista de residentes puedes usar Importar, descargar una plantilla CSV y cargar un archivo XLSX o CSV. El sistema valida todas las filas antes de crear residentes; si hay errores, debes corregir el archivo y volver a cargarlo.

¿El residente puede acceder a su propia cuenta?

Sí. Cada residente tiene acceso a un panel personal donde puede ver sus cobros, descargar recibos y registrar pagos offline. Accede con el email registrado.

¿Listo para registrar a tus residentes?

Abre el módulo desde el menú lateral en Residentes → Nuevo residente.

Iniciar Sesión

¿Te fue útil este artículo?