Un pendiente concreto
Cada tarea conserva título, descripción, fecha límite, hora opcional, prioridad, categoría y estado.
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Operación9 min de lectura
Cómo usar la Agenda Operativa
Agenda convierte los compromisos del conjunto en tareas con responsable, fecha, prioridad, cierre verificable y recordatorios para que el trabajo operativo no dependa de mensajes sueltos.
01
Qué centraliza la Agenda Operativa
Cada tarea representa un resultado pendiente del equipo y conserva la información necesaria para saber qué hacer, quién debe hacerlo, cuándo vence y cómo ha cambiado.
Un responsable visible
La asignación identifica a la persona y al rol activo desde el que debe atender el pendiente.
Una fecha operativa
El vencimiento, los conteos de hoy y las tareas atrasadas se calculan con la zona horaria del conjunto.
Trazabilidad de cambios
El detalle registra creación, asignación, inicio, resultado, evidencias, reapertura y motivo de cancelación con fecha y responsable.
02
Elegir el ámbito y la forma de trabajo
Agenda separa a quién pertenecen las tareas de cómo quieres leerlas. Los controles disponibles cambian según los permisos de tu cargo.
Mis tareas
Muestra los pendientes asignados a tu usuario en el rol con el que estás trabajando.
Equipo
Permite consultar tareas de otros responsables cuando tu cargo tiene acceso al trabajo del equipo.
Lista
Es la lectura operativa: reúne resultados globales, ordena por estado y vencimiento y permite cargar más tareas.
Calendario
Distribuye las tareas por día, permite cambiar de mes y abre la creación con la fecha seleccionada.
03
Crear y asignar una tarea
El formulario reúne la descripción del pendiente, su planificación y la persona que debe atenderlo. Solo muestra responsables válidos para Agenda.
1
Abre Nueva tarea
Usa el botón de la cabecera o, en Calendario, pasa el cursor sobre un día y pulsa + para llevar esa fecha al formulario.
2
Describe el resultado esperado
Escribe un título reconocible y agrega en la descripción instrucciones, contexto o el criterio que permitirá dar la tarea por terminada.
3
Define la planificación
Elige fecha límite, hora opcional, prioridad y categoría. Sin hora, la tarea se entiende como un pendiente de todo el día.
4
Configura el cierre verificable
Activa Exigir evidencia al completar cuando el resultado deba respaldarse con una fotografía, imagen o documento.
5
Selecciona al responsable
Asigna una persona activa con acceso a Agenda. Si no tienes permiso para asignar, el sistema limita la selección a tu propio rol.
6
Decide si debe repetirse
Con permiso de recurrencia puedes crear una serie semanal, mensual, trimestral o anual y definir una fecha final opcional.
7
Crea y verifica
Guarda la tarea y ábrela desde la lista o el calendario para confirmar responsable, vencimiento, estado y vínculo asociado.
04
Organizar por prioridad y categoría
La prioridad comunica urgencia; la categoría indica el tipo de trabajo. Ambas se pueden combinar después en los filtros.
Pendientes que admiten programación flexible sin afectar la operación inmediata.
Prioridad predeterminada para el trabajo operativo habitual.
Tareas que deben atenderse antes que el flujo normal del equipo.
Situaciones críticas que necesitan intervención y seguimiento inmediato.
Categorías disponibles
AdministraciónMantenimientoFinanzasComunidadSeguridadOtra
Elige la categoría que mejor represente al área responsable. Usa Otra solo cuando ninguna de las categorías operativas sea suficiente.
05
Encontrar lo que necesita atención
Puedes combinar el ámbito Mis tareas o Equipo con búsqueda, filtros avanzados y atajos que muestran conteos actualizados.
Búsqueda
Busca palabras del título o la descripción, el nombre del responsable y, cuando tienes acceso a PQRS, su número o asunto.
Filtros avanzados
Reduce el resultado por estado, prioridad y categoría. La opción Activas y completadas excluye las canceladas hasta que las elijas.
Pendientes o En progreso cuya fecha ya pasó, o cuya hora límite de hoy ya se cumplió.
Tareas activas con fecha límite en el día actual del conjunto.
Tareas activas que vencen desde mañana hasta los siete días siguientes.
Tareas finalizadas durante los últimos siete días.
06
Avanzar la tarea y consultar su historial
Abre una tarea para ver descripción, responsable, vencimiento, recurrencia, referencia y las acciones válidas para su estado actual.
Lista para comenzar
Es el estado inicial. Desde aquí puedes iniciar, completar directamente, editar o cancelar según tus permisos.
Ya está siendo atendida
Indica que el responsable empezó la gestión. Puede completarse o cancelarse si el pendiente deja de aplicar.
El resultado fue entregado
Exige describir el resultado y, si la tarea fue configurada así, adjuntar evidencia. Cierra los recordatorios y conserva el soporte aunque se reabra.
El pendiente ya no debe ejecutarse
Exige registrar el motivo, conserva la tarea sin mantenerla activa y permite reabrirla si la decisión cambia.
Historial auditable
El panel de detalle muestra los eventos más recientes con actor y fecha. Al completar registra el resultado y los archivos de soporte; al cancelar conserva el motivo. Si una tarea acumula más de 100 eventos, informa que el historial visible está limitado a los 100 últimos.
07
Programar y modificar tareas recurrentes
La recurrencia sirve para actividades que deben repetirse con un patrón estable, como inspecciones, cierres, mantenimientos o revisiones periódicas.
1
Elige el patrón
Selecciona frecuencia semanal, mensual, trimestral o anual. La primera fecha debe ser hoy o una fecha futura.
2
Define el final si existe
Puedes dejar la serie sin fecha final o establecer el último día hasta el que se deben generar ocurrencias.
3
Decide el alcance al editar
Solo esta tarea cambia la ocurrencia abierta. Esta y las futuras actualiza la planificación que todavía no se ha cerrado.
4
Decide el alcance al cancelar
Puedes cancelar únicamente la tarea actual o, con permiso de recurrencia, la actual y todas las ocurrencias futuras activas.
08
Dar seguimiento a PQRS y recibir avisos
Agenda puede conservar el contexto de una solicitud de residente y avisar al responsable en momentos clave, sin mezclar el estado de ambos módulos.
Tarea vinculada a una PQRS
Desde el detalle de una PQRS puedes usar Crear tarea de seguimiento. Agenda completa el título y conserva un enlace al número y asunto de la solicitud. La PQRS también muestra sus tareas vinculadas y el último resultado o motivo de cancelación que tengas permiso para consultar.
Consulta también Resolver, cerrar y programar seguimiento en PQRS.
Recordatorios al responsable
Según sus preferencias, el responsable puede recibir avisos en la app y por correo al ser asignado, 24 horas antes y al llegar el vencimiento. También recibe un resumen diario si conserva tareas vencidas.
09
Configurar permisos y operar con consistencia
Agenda separa consulta, creación, asignación, edición, avance, cancelación y recurrencia para que cada cargo tenga el alcance necesario.
Ver tareas propias o del equipo
Define si una persona consulta solo lo que tiene asignado, el trabajo de otros responsables o ambos ámbitos.
Crear y asignar
Crear habilita nuevos pendientes; Asignar permite elegir o cambiar a otro responsable activo.
Editar y completar
Editar cambia la planificación de tareas activas; Completar también permite iniciar y reabrir.
Cancelar y gestionar recurrencia
Son permisos separados para cerrar pendientes que no continúan y aplicar cambios a una serie futura.
Buenas prácticas
1
Escribe títulos accionables
Prefiere “Validar cotización del ascensor” sobre “Ascensor”. El título debe indicar qué resultado se espera.
2
Usa la hora solo cuando sea real
Define una hora si existe un compromiso concreto. Para pendientes del día, deja el campo vacío y evita una precisión falsa.
3
Reserva Urgente para excepciones
Si todo es urgente, el equipo pierde la señal de prioridad. Clasifica según impacto y fecha límite.
4
Actualiza el estado al trabajar
Inicia la tarea cuando comience la gestión y, al completarla, describe el resultado real para que el cierre sea verificable.
5
Adjunta evidencia útil
Incluye solo archivos que demuestren el resultado. Evita duplicados y datos sensibles que no sean necesarios para la operación.
6
Separa repetición de dependencia
Usa recurrencia para actividades periódicas. Si una tarea depende de cerrar otra, documenta esa relación en la descripción.
7
Revisa antes de cambiar una serie
Confirma si el ajuste corresponde solo a la ocurrencia abierta o también a las futuras antes de guardar o cancelar.
10
Preguntas frecuentes
¿Por qué no aparece Agenda en el panel?
La Agenda Operativa está disponible desde el Plan Básico. Además, el cargo activo debe tener habilitado el módulo Agenda y al menos uno de los permisos para ver tareas propias o del equipo.
¿Por qué no aparece la vista Equipo?
La vista depende del permiso Ver tareas del equipo. Si solo tienes permiso para tus tareas, Agenda abre directamente ese ámbito y no muestra el selector.
¿Por qué no puedo asignar una tarea a determinada persona?
El responsable debe estar activo y tener acceso a Agenda en el conjunto. Además, necesitas el permiso Asignar tareas para elegir a otra persona o reasignar una tarea existente.
¿Completar una tarea recurrente completa toda la serie?
No. Cada ocurrencia tiene su propio estado. Completar la tarea actual no completa ni elimina las siguientes.
¿Qué pasa con un filtro rápido al abrir el calendario?
Los filtros Vencidas, Hoy, Próximos 7 días y Completadas recientes son cortes globales y se muestran como Lista. Al entrar expresamente al Calendario, el atajo se quita para mostrar un mes coherente.
¿Puedo editar una tarea completada o cancelada?
No directamente. Primero debes reabrirla, si tu cargo puede cambiar el avance, y luego editar la tarea activa. El resultado, el motivo y las evidencias del cierre anterior permanecen en el historial.
¿Qué evidencia puedo adjuntar al completar una tarea?
Puedes adjuntar hasta cinco archivos PDF, JPG, PNG o WebP de máximo 10 MB cada uno. Si la tarea exige evidencia, debes cargar al menos un archivo antes de completarla.
¿Cerrar la PQRS completa la tarea vinculada?
No. El vínculo sirve para contexto y navegación. La PQRS y la tarea conservan ciclos de vida independientes.
¿A qué hora vence una tarea sin hora definida?
Durante el día no se marca como vencida por hora. Para los avisos, el sistema usa las 9:00 a. m. de la zona horaria del conjunto como referencia de una tarea de todo el día.
¿Por qué no recibí un aviso de Agenda?
Revisa que sigas siendo el responsable, que la tarea esté activa y que tus preferencias Agenda en la app o Agenda por correo estén habilitadas. Los avisos anteriores se descartan si cambia la programación o la asignación.
¿Listo para organizar los pendientes del equipo?
Abre Agenda en el panel administrativo para crear, asignar y dar seguimiento al trabajo operativo de tu conjunto.
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