Información básica
Concepto, fechas, período y notas que verán los residentes.
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Cobros y Cartera14 min de lectura
Cómo crear un plan de cobro
Aprende a configurar un plan de cobro completo aunque no seas experto en finanzas. Sigue los pasos del wizard y usa esta guía como referencia rápida.
01
Antes de empezar
Estos bloques resumen cada etapa del wizard. Úsalos para validar que tienes la información necesaria antes de abrir el formulario.
Frecuencia y alcance
Define la periodicidad y selecciona las unidades afectadas.
Regla de cálculo
Escoge la lógica (fijo, coeficiente, m² o fórmula personalizada).
Descuentos y prorrateo
Configura beneficios, notas crédito y ajustes proporcionales.
Reúne tu información
Ten a mano el listado de unidades, coeficientes y políticas de descuentos. Esto agiliza el diligenciamiento del formulario.
Valida antes de confirmar
Utiliza la vista previa del wizard para revisar totales y confirmar que la configuración coincide con tu reglamento.
Comunica los cambios
Si ajustas la frecuencia o prorrateas montos, incluye una nota en la sección de comunicación para que los residentes entiendan el cálculo.
02
Resumen del wizard
Vista rápida de los 5 pasos antes de profundizar en cada uno.
- 1
Información básica
Define concepto, descripción, período y fechas de emisión/vencimiento. La fecha de emisión es cuando se genera y envía cada cobro; el vencimiento es el plazo límite. El período se autogenera según la frecuencia y fecha de emisión.
- 2
Frecuencia y alcance
Elige si el plan es único o recurrente y selecciona las unidades. Configura también el período de vigencia del plan, distinto a las fechas de cada cobro individual.
- 3
Cálculo y descuentos
Escoge tipo de cálculo (fijo, coeficiente, m² o fórmula). Ingresa el valor base y el campo de distribución. Activa descuentos por pronto pago o notas crédito iniciales.
- 4
Prorrateo
Divide el valor calculado de una unidad según los días efectivos. Úsalo cuando una unidad entra o sale a mitad de mes, durante entregas graduales o ocupación parcial.
- 5
Configuración avanzada y confirmación
Ajusta mora, canales de comunicación y métodos de pago. Revisa la simulación antes de generar los cobros para todas las unidades.
03
Explicación completa de cada paso
Usa esta sección como checklist cuando estés frente al wizard. Cada paso lista los campos esperados y recomendaciones.
1
Información básica del cobro
Define la información que tendrá cada cobro individual. Todo lo que ingreses aquí aparece en los comprobantes y notificaciones.
Concepto
Es el nombre del cobro. Describe qué estás cobrando. Ej: 'Administración julio 2025', 'Cuota extraordinaria – Reparación ascensor'.
Período
Etiqueta que identifica a qué mes o ciclo pertenece el cobro. Se autogenera según frecuencia y fecha de emisión.
Fecha de Emisión
Día en que el cobro se crea y se envía a los residentes. A partir de esta fecha el cobro existe y puede ser pagado.
Fecha de Vencimiento
Último día para pagar sin intereses. Después de esta fecha, la app puede aplicar mora automáticamente.
2
Frecuencia y alcance del plan
Define cómo funciona el plan en el tiempo y a quién se aplica. Aquí configuras el plan completo, no un cobro en particular.
Frecuencia
Cada cuánto se generan nuevos cobros: única vez, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
Ámbito
Define a quién se aplica: todas las unidades, estructuras específicas, un tipo de unidad, o selección manual.
Excepciones
Excluye unidades específicas aunque cumplan la regla general. Ej: locales vacíos, unidades en remodelación.
Vigencia Desde / Hasta
Intervalo durante el cual el plan está activo. NO es la emisión ni el vencimiento. NO aparece en los recibos. Controla solo el ciclo de vida del plan.
3
Cálculo y descuentos
Define cómo se obtiene el valor a cobrar por unidad. Combina tipo de cálculo, valor base, campos de distribución y beneficios.
Tipo de cálculo
Fijo reparte el mismo valor. Coeficiente y Metros² multiplican el valor base. Personalizado permite fórmulas como (coeficiente * valorBase) + ajuste.
Valor base
Solo números positivos. Se formatea con miles automáticamente. Es el punto de partida para distribuir el monto.
Descuentos / notas crédito
Activa el switch para pronto pago y define si será porcentaje o valor. También puedes registrar notas crédito iniciales por unidad.
4
Prorrateo y sobrescrituras
Opciones avanzadas para ajustar montos por unidad sin duplicar planes. Permiten reflejar ocupaciones parciales o valores especiales.
Prorrateo
El sistema calcula el monto proporcional a los días de vigencia de cada unidad en el período. Si ocupó 10 de 30 días, paga 10/30 del valor.
Sobrescrituras
Permiten introducir valores manuales por unidad (override) manteniendo la referencia del valor calculado original.
5
Configuración avanzada
Controla intereses de mora, canales de comunicación, plantillas y recordatorios. Útil para automatizar la gestión posterior.
Mora
Define si se aplican intereses, tasa mensual, días de gracia y topes. Cálculo simple o mensual.
Comunicación
Activa email, WhatsApp o notificaciones in-app y programa avisos previos/posteriores al vencimiento.
Pagos
Selecciona pasarelas, referencia de pago y si permites abonos parciales con un monto mínimo.
6
Confirmación y simulación
Repasa el resumen, ejecuta una simulación y marca la casilla de confirmación antes de crear los cobros.
Simulación
Muestra unidades afectadas, valor total, mínimos y máximos antes de generar el plan.
Confirmación
La casilla certifica que revisaste datos y entiendes cuántos cobros se generarán.
04
Variables de fórmula personalizada
Las fórmulas solo pueden usar variables controladas de propiedad horizontal. Si una unidad no tiene un dato requerido, el sistema la omite con explicación; nunca cobra cero silenciosamente.
valorBaseValor base
Valor configurado en la línea y disponible como insumo de la fórmula.
coeficienteCoeficiente
Coeficiente de copropiedad registrado en la unidad.
areaÁrea
Área registrada de la unidad.
parqueaderosParqueaderos vinculados
Parqueaderos privados activos vinculados como propietaria o facturable.
depositosDepósitos
Cantidad de depósitos registrados en la unidad.
habitacionesHabitaciones
Cantidad de habitaciones registradas en la unidad.
banosBaños
Cantidad de baños registrados en la unidad.
05
Emisión/vencimiento vs. Vigencia del plan
Una de las confusiones más comunes: las fechas de cada cobro individual no son lo mismo que la vigencia del plan completo.
| Concepto | Se usa para | Aplica a | En recibo |
|---|---|---|---|
| Fecha de Emisión | Crear y enviar un cobro | Un cobro específico | Sí |
| Fecha de Vencimiento | Límite para pagar sin mora | Un cobro específico | Sí |
| Período | Identificar mes/ciclo del cobro | Un cobro específico | Sí |
| Vigencia Desde/Hasta | Duración del plan automático | Todo el plan | No |
06
Caso práctico · Conjunto Torres del Lago
120 apartamentos, coeficiente por reglamento y un gimnasio recién entregado. Se requiere cobrar cuota ordinaria mensual y prorratear unidades nuevas que solo ocuparon 10 días.
Entradas principales
- Tipo de cálculo: Coeficiente
- Valor base total a distribuir: $120.000.000
- Unidad 1202 ingresó el 20 de julio (10 días) → prorrateo activo
- Descuento pronto pago: 5% si pagan antes del día 10
Resultado
Las unidades antiguas reciben el valor completo según coeficiente; la unidad 1202 paga solo 10/31 del resultado. La simulación refleja el total a emitir y los montos ajustados.
07
Checklist rápido antes de publicar
- Verifica que todas las unidades requeridas tengan datos completos (coeficiente, metros²).
- Utiliza el botón de simulación antes de confirmar para detectar valores atípicos.
- Documenta en la descripción cualquier ajuste manual o sobrescritura que deban conocer los residentes.
- Si duplicas un plan anterior, limpia los filtros de unidades y excepciones para evitar exclusiones heredadas.
08
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si necesito cambiar la moneda o decimales?
El campo Valor Base se adapta al formato definido en la plataforma. Si la administración usa otra moneda, ajusta la configuración de moneda antes de generar el plan.
¿Puedo duplicar un plan anterior?
Sí. Desde la lista de cobros puedes duplicar un plan existente y solo actualizar período, fechas y ajustes menores. Aun así, revisa cada paso para evitar arrastrar datos obsoletos.
¿Cuándo usar sobrescrituras por unidad?
Cuando una o varias unidades requieren un valor distinto al calculado (exenciones aprobadas, bodegas con tarifa fija). El override mantiene el valor calculado de referencia para auditoría.
¿Cuál es la diferencia entre fechas de emisión/vencimiento y vigencia del plan?
Emisión y vencimiento son del cobro individual: emisión es cuando se genera y envía, vencimiento es el plazo límite. La vigencia (desde/hasta) controla la vida del plan completo. Un plan con vigencia enero-diciembre 2025 puede generar cobros mensuales, cada uno con su propia emisión y vencimiento.
¿Listo para crear tu plan?
Puedes volver a esta guía en cualquier momento desde la sección de ayuda.