Conceptos y valores
Configura una o varias líneas con su concepto, cálculo, valor y aplicación.
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Finanzas14 min de lectura
Crear y gestionar un plan de cobro
Configura conceptos, cálculo y calendario con frecuencia única o recurrente. Elige emisión manual o automática y consulta los períodos y cobros del plan.
01
Antes de empezar
Estos bloques resumen cada etapa del asistente. Úsalos para validar que tienes la información necesaria antes de abrir el formulario.
Frecuencia y alcance
Define la periodicidad y selecciona las unidades afectadas.
Regla de cálculo
Escoge la lógica (fijo, coeficiente, m² o fórmula personalizada).
Descuentos y prorrateo
Configura beneficios, notas crédito y ajustes proporcionales.
Reúne tu información
Ten a mano el listado de unidades, coeficientes y políticas de descuentos. Esto agiliza el diligenciamiento del formulario.
Valida antes de confirmar
Utiliza la vista previa para detectar valores atípicos, pero recuerda que es estimativa y todavía no incluye mora ni prorrateo.
Comunica los cambios
Si ajustas la frecuencia o prorrateas montos, incluye una nota en la sección de comunicación para que los residentes entiendan el cálculo.
02
Resumen del asistente
Vista rápida de los 5 pasos antes de profundizar en cada uno.
- 1
Frecuencia y alcance
Elige si el plan es único o recurrente, configura sus fechas o vigencia y define las unidades incluidas, filtros y excepciones.
- 2
Conceptos y valores
Agrega una o varias líneas de cobro. En cada una define concepto, descripción, tipo de cálculo, valor base y si aplica a todos los períodos o solo a uno. Aquí también le das nombre al plan; el código (PC-0001, PC-0002…) se asigna solo al crearlo.
- 3
Cálculo y descuentos
Escoge tipo de cálculo (fijo, coeficiente, m² o fórmula). Ingresa el valor base y el campo de distribución. Activa descuentos por pronto pago o notas crédito iniciales.
- 4
Configuración avanzada
Ajusta mora, canales de comunicación, recordatorios, pasarelas e instrucciones de pago, referencias y abonos parciales.
- 5
Confirmación
Revisa el resumen y la simulación estimativa antes de generar el plan. La simulación actual no incluye mora ni prorrateo.
03
Explicación completa de cada paso
Usa esta sección como checklist cuando estés frente al wizard. Cada paso lista los campos esperados y recomendaciones.
1
Frecuencia y alcance
Define cómo se comporta el plan en el tiempo y qué unidades quedan incluidas.
Frecuencia y fechas
Para un plan de frecuencia única configura emisión y vencimiento. Para un plan recurrente define frecuencia, día de corte, vencimiento y vigencia desde/hasta.
Ámbito
Aplica el plan a todas las unidades, a estructuras o tipos filtrados, o a una selección específica. Al elegir Todas se descartan los filtros anteriores; las excepciones explícitas se conservan.
Excepciones y cobertura
Excluye unidades concretas. Se requiere un propietario activo para generar cobros; las unidades que no lo tienen aparecen como advertencia. El arrendatario puede ser el responsable del pago.
2
Conceptos y valores
Crea las líneas que compondrán el plan. Puedes incluir varios conceptos en una misma configuración.
Nombre del plan
Un nombre para reconocerlo en la lista, por ejemplo "Cuota de administración · Mensual · 2026". Puedes usar la sugerencia con un clic y cambiarlo después desde Ajustes operativos. Solo lo ve la administración; el código consecutivo (PC-0001) lo asigna el sistema y no cambia.
Concepto y descripción
Selecciona el concepto y escribe la descripción visible para los residentes.
Tipo de cálculo y valor base
Cada línea puede usar valor fijo, coeficiente, metros² o fórmula personalizada, con su propio valor base.
Aplicación del concepto
Define si la línea aparece en todos los períodos planificados o únicamente en uno. Un período sin conceptos aplicables se completa sin emitir cobros. Si acortas la vigencia, ajusta primero los conceptos que quedarían fuera del calendario.
3
Cálculo y descuentos
Completa las preferencias que se aplican después del cálculo de cada línea.
Redondeo y prorrateo
Selecciona el redondeo y activa el prorrateo cuando el valor final deba ajustarse por días ocupados.
Descuento por pronto pago
Configura porcentaje o valor y cuántos días antes del vencimiento deja de aplicar. El descuento se calcula sobre el importe neto de cada cobro; un descuento fijo debe ser menor que el menor cobro neto positivo del plan.
Exenciones y notas crédito iniciales
Define unidades exentas y créditos iniciales cuando exista una decisión administrativa que los respalde. El crédito se aplica por unidad solo al primer período, hasta cubrir su importe, y no se aplica sobre valores sobrescritos. Si cubre todo el importe, ese período no genera cobro para la unidad.
4
Configuración avanzada
Controla intereses de mora, canales de comunicación, plantillas y recordatorios. Útil para automatizar la gestión posterior.
Mora
Define si se aplican intereses, tasa mensual, días de gracia y topes. Cálculo simple o mensual.
Comunicación
Activa email, WhatsApp o notificaciones in-app y programa avisos previos/posteriores al vencimiento.
Pagos
Selecciona una pasarela habilitada, configura las instrucciones para transferencia, consignación o recaudo bancario y define si permites abonos parciales.
5
Confirmación y simulación
Repasa el resumen, ejecuta una simulación y marca la casilla de confirmación antes de crear los cobros.
Simulación
Muestra cobros, importes netos, mínimos y máximos por período, con el crédito inicial y el pronto pago configurados. Es una estimación y no incluye mora ni prorrateo.
Emisión manual
La base de los conceptos del período suma sus valores configurados antes de aplicar las reglas por unidad, créditos, exenciones, prorrateo y sobrescrituras. Consulta la simulación y los cobros emitidos para revisar los importes resultantes.
Confirmación
La casilla certifica que revisaste datos y entiendes cuántos cobros se generarán.
04
Variables de fórmula personalizada
Las fórmulas solo pueden usar variables controladas de propiedad horizontal. Si una unidad no tiene un dato requerido, el sistema la omite con explicación; nunca cobra cero silenciosamente.
valorBaseValor base
Valor configurado en la línea y disponible como insumo de la fórmula.
coeficienteCoeficiente
Coeficiente de copropiedad registrado en la unidad.
areaÁrea
Área registrada de la unidad.
parqueaderosParqueaderos vinculados
Parqueaderos privados activos vinculados como propietaria o facturable.
depositosDepósitos
Cantidad de depósitos registrados en la unidad.
habitacionesHabitaciones
Cantidad de habitaciones registradas en la unidad.
banosBaños
Cantidad de baños registrados en la unidad.
05
Emisión/vencimiento vs. Vigencia del plan
Una de las confusiones más comunes: las fechas de cada cobro individual no son lo mismo que la vigencia del plan completo.
| Concepto | Se usa para | Aplica a | En recibo |
|---|---|---|---|
| Fecha de Emisión | Crear y enviar un cobro | Un cobro específico | Sí |
| Fecha de Vencimiento | Límite para pagar sin mora | Un cobro específico | Sí |
| Período | Identificar mes/ciclo del cobro | Un cobro específico | Sí |
| Vigencia Desde/Hasta | Duración del plan automático | Todo el plan | No |
06
Caso práctico · Conjunto Torres del Lago
120 apartamentos, coeficiente por reglamento y un gimnasio recién entregado. Se requiere cobrar cuota ordinaria mensual y prorratear unidades nuevas que solo ocuparon 10 días.
Entradas principales
- Tipo de cálculo: Coeficiente
- Valor base total a distribuir: $120.000.000
- Unidad 1202 se ocupó por primera vez el 22 de julio (10 días) → prorrateo activo
- Descuento pronto pago: 5% si pagan antes del día 10
Resultado
Al publicar, las unidades antiguas reciben el valor completo según coeficiente y la unidad 1202 se prorratea según sus días efectivos. La simulación previa es estimativa y no muestra ese prorrateo ni la mora; revisa los cobros generados antes de comunicarlos.
07
Gestionar el plan y sus emisiones
Entra a Finanzas → Cobros → Planes de cobro y abre el plan. Su código y nombre identifican la configuración; cada cobro emitido tiene su propio importe, destinatario y fechas.
Frecuencia y emisión son decisiones distintas. Un plan puede tener frecuencia única o recurrente. Con Generación automática activada, los períodos se emiten según su calendario cuando el plan está activo o programado. Con emisión manual, el plan debe estar activo y el equipo inicia cada emisión desde su detalle. Un borrador no anuncia una emisión activa.
En General revisa el estado de la emisión, el siguiente período pendiente y la base por unidad. La base de los conceptos y la simulación son referencias de cálculo: los ajustes por unidad, créditos, exenciones y prorrateo determinan el importe final. No sumes el valor configurado del plan a la deuda de los cobros ya emitidos.
En Períodos y cobros revisa fechas, resultados y errores de cada emisión. Un resultado parcial requiere revisar las unidades omitidas o con error. Consulta Historial para comprobar actividad y fallos antes de reintentar. Configuración reúne las reglas y canales del plan.
Pausar detiene la generación futura; cancelar el plan no anula los cobros que ya se emitieron. Para pagos, conciliación o recordatorios, continúa en Recaudo. Para deuda por unidad, créditos y acuerdos, consulta Cartera.
08
Checklist rápido antes de publicar
- Verifica que todas las unidades requeridas tengan datos completos (coeficiente, metros²).
- Utiliza la simulación para detectar valores atípicos, pero valida aparte cualquier efecto de mora o prorrateo.
- Documenta en la descripción cualquier ajuste manual o sobrescritura que deban conocer los residentes.
- Si duplicas un plan anterior, limpia los filtros de unidades y excepciones para evitar exclusiones heredadas.
09
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la vigencia después de generar cobros?
Los cambios estructurales requieren una nueva versión cuando el plan ya tiene emisiones o períodos procesados o en proceso. No puede volver a un borrador editable. Los ajustes operativos permitidos siguen disponibles.
¿Por qué Wompi aparece deshabilitada?
El asistente verifica si Integraciones está habilitado en el plan del conjunto y si Wompi tiene su configuración completa y está activa. Si falta habilitar el módulo, contacta a ConjuntoFácil. Si tienes acceso a Integraciones, puedes revisarla en otra pestaña sin perder el borrador; si no tienes permiso, debe intervenir un administrador. Si falla la consulta, pulsa Reintentar verificación. Puedes continuar sin pago en línea y configurar instrucciones para transferencia, consignación o recaudo bancario. Una selección guardada que ya no esté disponible debe revisarse o retirarse antes de continuar.
¿Dónde genero el enlace de pago de un plan?
Abre el cobro emitido para la unidad y el período correspondiente. Los enlaces de pago se generan sobre esos cobros; la plantilla del plan solo define cómo se crean.
¿Qué ocurre al reintentar un período si cambian las unidades?
El reintento conserva los cobros existentes y sus importes en el resumen, aunque una unidad haya quedado inactiva o sin propietario. La elegibilidad actual determina qué cobros nuevos se pueden generar.
¿Qué pasa si necesito cambiar la moneda o decimales?
El campo Valor Base se adapta al formato definido en la plataforma. Si la administración usa otra moneda, ajusta la configuración de moneda antes de generar el plan.
¿Puedo duplicar un plan anterior?
Sí. Desde la lista de cobros puedes duplicar un plan existente y solo actualizar período, fechas y ajustes menores. Aun así, revisa cada paso para evitar arrastrar datos obsoletos.
¿Cuándo usar sobrescrituras por unidad?
Cuando una o varias unidades requieren un importe positivo distinto al calculado, por ejemplo una bodega con tarifa fija. El cobro emitido conserva el importe final y el motivo del ajuste. Para no cobrar a una unidad, usa una exención.
¿Cuál es la diferencia entre fechas de emisión/vencimiento y vigencia del plan?
Emisión y vencimiento son del cobro individual: emisión es cuando se genera y envía, vencimiento es el plazo límite. La vigencia (desde/hasta) controla la vida del plan completo. Un plan con vigencia enero-diciembre 2025 puede generar cobros mensuales, cada uno con su propia emisión y vencimiento.
¿Listo para crear tu plan?
Puedes volver a esta guía en cualquier momento desde la sección de ayuda.
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