Lleva el control completo de todas las salidas de dinero de tu conjunto residencial. Desde la empresa de vigilancia hasta los servicios públicos: registra, aprueba y paga con trazabilidad total.
01
Cuatro pilares del módulo de gastos.
Registra cualquier gasto
Pagos a proveedores, servicios públicos, nómina, seguros, impuestos y más.
Flujo de aprobación
Controla quién puede aprobar y quién puede pagar con permisos granulares.
Adjunta comprobantes
Sube facturas, órdenes de pago y soportes directamente al gasto.
Categorías personalizables
Organiza los gastos por categorías que tú defines según tu conjunto.
02
El dinero que entra (cuotas) es solo la mitad de la ecuación. Este módulo cubre la otra mitad: todo lo que el conjunto paga hacia afuera.
03
Cada gasto pasa por estados que garantizan control y trazabilidad. Nadie puede pagar sin aprobación previa.
El gasto fue creado pero aún no está listo para revisión. Puedes editarlo libremente.
Acción disponible: Enviar a revisión — Quien crea el gasto
El gasto está en revisión esperando aprobación del administrador o supervisor.
Acción disponible: Aprobar o devolver — Administrador o supervisor con permiso de aprobar
El gasto fue aprobado y está listo para ejecutar el pago.
Acción disponible: Marcar como pagado — Quien tiene permiso de pagar
El pago fue realizado y registrado con su fecha de pago. Estado final.
El gasto fue cancelado. Queda registrado en el historial pero no cuenta en totales.
04
Torres del Parque — 120 unidades. La empresa de seguridad emite factura mensual por $8.500.000 con retención en la fuente del 4%.
El asistente administrativo crea el gasto con beneficiario 'Seguridad Total S.A.S.', categoría 'Nómina y Servicios', concepto 'Vigilancia febrero 2025', valor $8.500.000, retefuente $340.000. Valor neto calculado automáticamente: $8.160.000.
Adjunta la factura en PDF y la orden de servicio. Envía a revisión.
El administrador principal recibe notificación, revisa el gasto, verifica la factura adjunta y aprueba.
El tesorero realiza la transferencia bancaria, vuelve al gasto y lo marca como pagado con la fecha del día.
El gasto queda en historial con todos los datos: quién creó, quién aprobó, quién pagó, y los comprobantes adjuntos.
05
ConjuntoFácil incluye categorías base. Puedes crear adicionales, editarlas o desactivarlas según las necesidades de tu conjunto.
Nómina y Servicios
Pagos de personal de seguridad, aseo, administración y demás personal operativo.
Servicios Públicos
Energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, gas, internet de áreas comunes.
Mantenimiento
Reparaciones, adecuaciones, limpieza de tanques, ascensores, zonas comunes.
Seguros
Pólizas de seguro del edificio, responsabilidad civil, todo riesgo.
Honorarios
Honorarios contables, jurídicos, de revisoría fiscal o administración externa.
Impuestos
Predial, impuestos municipales, retenciones y obligaciones tributarias.
Otros
Cualquier gasto que no clasifique en las categorías anteriores.
Para gestionar categorías: en el módulo de Gastos, abre Gestionar categorías (requiere permiso egresos.gestionar_categorias). Desde ahí puedes crear, cambiar el color identificador y desactivar las que no uses.
06
Las retenciones son descuentos tributarios que el conjunto debe hacer al pagar a ciertos proveedores. Son opcionales en el formulario pero importantes para llevar contabilidad correcta.
Retención en la fuente sobre el pago. Aplica a pagos a personas naturales y empresas según tablas de la DIAN.
Ejemplo: 4% sobre honorarios de contabilidad.
Retención del IVA. Aplica cuando el proveedor cobra IVA y el conjunto es agente retenedor.
Ejemplo: 15% del IVA en servicios gravados.
Retención del impuesto de industria y comercio. Varía según municipio y actividad del proveedor.
Ejemplo: 0.414% en Bogotá para servicios.
07
El módulo tiene permisos independientes para cada acción. Configúralos desde Configuración → Personal → [usuario] → Permisos.
| Permiso | Permite | Recomendado para |
|---|---|---|
egresos.ver | Ver el listado y detalle de todos los gastos. | Administrador, contador, revisor |
egresos.crear | Crear nuevos gastos y enviarlos a revisión. | Administrador, asistente administrativo |
egresos.editar | Editar gastos en estado borrador o pendiente. | Administrador |
egresos.aprobar | Aprobar o devolver gastos pendientes. | Administrador principal, consejo de administración |
egresos.pagar | Marcar un gasto aprobado como pagado. | Tesorero, administrador |
egresos.anular | Anular un gasto en cualquier estado. | Solo administrador principal |
egresos.gestionar_categorias | Crear, editar y desactivar categorías de gastos. | Administrador |
08
Accede al panel de administración y abre Gastos en el menú lateral.
