Producto de inventario
Es el implemento o artículo que el conjunto controla. Puede tener nombre, SKU, categoría, unidad de medida y reglas como alquilable, consumible o retornable.
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Operación y Reservas10 min de lectura
Cómo funciona el módulo de Inventario
Inventario centraliza los productos, cantidades, sitios, movimientos y asignaciones a reservas para que el conjunto tenga una sola fuente de stock y trazabilidad completa.
01
Idea central
El producto define qué se controla. El sitio define dónde está físicamente. Los movimientos explican cómo cambió el saldo. Las reservas apartan cantidades cuando ya están aprobadas.
Esta separación permite que la administración configure el catálogo desde una vista ejecutiva mientras que el personal operativo solo opera los sitios autorizados, sin riesgo de pisarse trabajo entre roles.
02
Las piezas que componen el inventario
Antes de operar el módulo conviene entender qué representa cada elemento y cómo se relaciona con los demás.
Stock por sitio
El stock no vive solo en el producto. Se guarda por ubicación física, por ejemplo bodega, recepción, portería, piscina o salón social.
Movimiento de inventario
Cada entrada, salida, ajuste, transferencia, consumo o devolución queda registrada para auditoría.
Reserva de stock
Cuando una reserva queda aprobada o confirmada, el sistema aparta las cantidades necesarias para que no se asignen dos veces.
Asignación a zonas
Un producto alquilable se puede relacionar con una zona de reserva para que aparezca únicamente donde corresponde.
03
Flujo recomendado para configurar inventario
La administración prepara el catálogo, define ubicaciones, carga cantidades iniciales y decide quién puede operar cada sitio.
1
Crear categorías y unidades
Organiza el catálogo con grupos como deporte, piscina, aseo o eventos, y define unidades como unidad, caja, litro, metro o paquete.
2
Crear productos
Registra cada producto con nombre claro, SKU opcional, categoría, unidad y comportamiento: alquilable, consumible o retornable.
3
Registrar stock inicial
Carga la cantidad real en el sitio donde se encuentra físicamente. Esto evita inventarios globales que nadie puede ubicar.
4
Asignar productos a zonas
Relaciona productos alquilables con zonas de reserva, define el sitio origen, cantidad máxima por reserva, obligatoriedad y reglas de devolución.
5
Configurar permisos
Asigna permisos por cargo y, para personal operativo, permisos por sitio. Así una persona solo opera el inventario que le corresponde.
04
Qué puede hacer el personal autorizado
El personal trabaja con acciones permitidas por su cargo y con alcance limitado a los sitios asignados.
Ver stock autorizado
El personal ve los productos y cantidades de los sitios donde tiene permiso. Si no tiene acceso, el sistema bloquea la operación.
Registrar entradas
Se usa cuando llegan nuevos implementos, reposiciones, compras internas o devoluciones administrativas al sitio autorizado.
Registrar salidas
Se usa para retirar unidades del inventario por uso interno, daño, pérdida u otra salida autorizada.
Hacer ajustes
Permite corregir diferencias entre el conteo físico y el sistema. Debe usarse con justificación porque cambia el saldo real.
Transferir entre sitios
Mueve cantidades de un sitio a otro y conserva trazabilidad del origen, destino, cantidad y responsable.
05
Cómo se apartan y liberan implementos
Las zonas de reserva muestran productos alquilables asociados desde inventario. El stock se calcula desde el sitio origen y cambia según el estado de la reserva.
No bloquea stock
Una solicitud pendiente todavía no inmoviliza inventario. Esto evita que solicitudes sin aprobación dejen productos retenidos.
Bloquea stock disponible
Al aprobar o confirmar, el sistema verifica disponibilidad por producto y sitio. Si alcanza, crea la reserva de stock.
Libera stock reservado
Si la reserva se cancela, las cantidades apartadas vuelven a quedar disponibles para otras reservas.
Cierra el uso del implemento
Los productos consumibles se descuentan del stock real. Los retornables quedan pendientes hasta que alguien registre la devolución.
Registra retorno
Cuando el personal confirma la devolución de un producto retornable, el sistema marca el ciclo como devuelto.
06
Sitio vs zona de reserva
Sitio: dónde está el producto
Una ubicación física: bodega principal, portería norte, salón social, etc. Es el lugar real donde existe el inventario.
Zona de reserva: dónde se usa
El espacio que el residente reserva. Diez balones pueden vivir en bodega, pero solo cinco pueden ofrecerse para la cancha por reserva.
07
Recomendaciones para operar sin duplicidad
1
Usa sitios como ubicaciones físicas
Crea sitios que representen lugares reales: bodega principal, portería norte, oficina de administración, piscina o salón social.
2
No dupliques implementos históricos
Si un implemento ya existe por compatibilidad histórica, crea o usa el producto de inventario equivalente y evita editarlo por dos caminos.
3
Mantén nombres y SKU claros
Usa nombres que el personal pueda reconocer sin ambigüedad. El SKU ayuda cuando hay productos similares.
4
Revisa movimientos para auditoría
Los movimientos muestran quién cambió el inventario, desde qué sitio, por qué motivo y en qué fecha.
5
Separa acción y alcance
Un usuario puede tener permiso para ajustar stock, pero aun así debe tener permiso sobre el sitio específico donde hará el ajuste.
08
Compatibilidad con implementos históricos
Los implementos antiguos pueden seguir mostrándose como referencia histórica para no romper datos existentes. Para nuevas asignaciones, usa productos de inventario como fuente principal y evita crear cantidades por el flujo anterior.
09
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre sitio y zona de reserva?
El sitio es una ubicación física donde existe stock, como una bodega o una portería. La zona de reserva es el espacio que un residente reserva, como salón social, piscina o cancha. Un producto puede salir de un sitio y estar disponible para una o varias zonas.
¿Qué pasa si no hay stock suficiente?
El sistema no permite aprobar o confirmar la reserva con ese implemento. La persona debe reducir la cantidad, elegir otro sitio con disponibilidad o reponer stock antes de confirmar.
¿Por qué una reserva pendiente no descuenta inventario?
Porque todavía no está aprobada. Si cada solicitud pendiente bloqueara inventario, una solicitud sin confirmar podría impedir reservas válidas de otros residentes.
¿Cómo se manejan productos consumibles y retornables?
Un consumible se descuenta cuando la reserva se completa, por ejemplo un kit que se entrega y no regresa. Un retornable queda pendiente hasta que el personal registre la devolución.
¿Qué ve un personal sin permisos de sitio?
Puede ver solo lo permitido por su cargo y alcance. Si intenta operar stock de un sitio no autorizado, el sistema muestra un mensaje claro y bloquea la acción.
¿Listo para configurar tu inventario?
Abre el módulo de Inventario en el panel de administración para registrar productos, sitios y permisos.