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El residente reporta el pago
Desde su app abre el cobro pendiente, adjunta el comprobante (imagen o PDF) e indica monto, fecha, método de pago y una referencia opcional.
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Pagos y Cobros7 min de lectura
Conciliar pagos reportados por residentes
Qué es un pago reportado, cómo verificar el comprobante, aprobarlo con o sin ajustes, rechazarlo con motivo y qué significa cada estado de la pantalla Pagos por conciliar.
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Lo esencial
Tres ideas para entender la pantalla Pagos por conciliar antes de entrar en detalles.
Problema que resuelve
Cuando un residente paga en efectivo o por transferencia directa, el sistema no se entera solo. El residente reporta ese pago con su comprobante y tú lo verificas antes de aplicarlo.
Quién inicia el flujo
El residente, desde su aplicación, sobre un cobro con saldo pendiente. Adjunta el comprobante e indica monto, fecha y método de pago.
Qué pasa al aprobar
Se registra un pago offline real sobre el cobro: actualiza el saldo, crea el registro contable en Pago y le notifica al residente que su pago fue confirmado.
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Cómo llega un reporte hasta ti
El flujo completo, desde que el residente paga hasta que el cobro queda conciliado.
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Aparece en Pagos por conciliar
El reporte queda PENDIENTE y visible en Admin › Cobros › Por conciliar. El botón del módulo de cobros muestra un contador con los reportes pendientes.
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Verificas el comprobante
Abres el reporte, ves el comprobante adjunto y comparas contra tu extracto bancario o el recaudo en caja.
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Apruebas o rechazas
Si el pago es real, lo apruebas (con o sin ajustes) y se aplica al cobro. Si no corresponde, lo rechazas explicando el motivo. En ambos casos el residente recibe una notificación.
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Estados del reporte
Cada reporte pasa por uno de estos cuatro estados. Cámbialos con el selector de la esquina superior de la pantalla.
El residente lo envió y espera tu revisión. Es el único estado en el que puedes editar los datos, aprobar o rechazar.
Verificaste el comprobante y el pago se aplicó al cobro. Queda enlazado al registro de Pago creado y es de solo lectura.
No correspondía a un pago real o el comprobante no era válido. Guarda el motivo que escribiste y el residente lo recibe en su notificación.
El residente lo canceló antes de la revisión, o el sistema lo cerró automáticamente porque el cobro se pagó o anuló por otro medio.
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Cómo revisar y aprobar
Cuatro pasos para conciliar un reporte pendiente desde la UI.
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Abrir Pagos por conciliar
Ruta: Admin › Cobros › botón Por conciliar. Usa el selector de la esquina para cambiar entre Pendientes, Aprobados, Rechazados y Cancelados.
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Abrir el reporte
Haz clic en la fila para ver el detalle: residente, unidad, cobro, comprobante adjunto y los datos reportados (monto, fecha, método, referencia).
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Verificar el comprobante
Abre el comprobante y confirma contra tu extracto o caja que el dinero realmente ingresó, por el monto y en la fecha indicados.
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Aprobar y aplicar
Si todo coincide, pulsa Aprobar y aplicar. El cobro se actualiza (PAGADO o PARCIAL según el monto), se crea el Pago y se desactivan los links de pago del cobro.
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Aprobar con ajustes
Si el comprobante no coincide exactamente con lo reportado, no necesitas rechazar: ajusta los datos y aprueba.
- Puedes corregir monto, fecha, método de pago o referencia antes de aprobar, si el comprobante muestra valores distintos a los reportados.
- Si cambias cualquiera de esos datos, el sistema exige un motivo del ajuste (entre 5 y 400 caracteres) antes de dejarte aprobar.
- El pago se aplica con los valores ajustados, no con los reportados. El reporte guarda ambos para trazabilidad.
- La fecha de pago no puede ser futura y el monto no puede superar el saldo pendiente del cobro.
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Rechazos y cancelaciones
- Para rechazar debes escribir un motivo de entre 5 y 500 caracteres. El residente lo recibe, así que sé claro sobre qué debe corregir.
- El rechazo no bloquea nada: el residente puede enviar un nuevo reporte corregido sobre el mismo cobro.
- Solo puede existir un reporte pendiente por cobro a la vez.
- Si el cobro se paga por otro medio (pasarela, pago offline registrado por ti) o se anula, los reportes pendientes se cancelan automáticamente con el motivo correspondiente.
- El residente puede cancelar su propio reporte mientras siga pendiente; el comprobante se conserva y puedes verlo en la pestaña Cancelados.
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Recomendaciones para administradores
- Revisa los reportes pendientes a diario: el residente ya pagó y su cobro sigue figurando como pendiente hasta que concilies.
- Verifica siempre contra el extracto bancario o el arqueo de caja, no solo contra la imagen del comprobante.
- Prefiere ajustar y aprobar cuando la diferencia es menor (fecha o referencia); reserva el rechazo para comprobantes inválidos o pagos inexistentes.
- Escribe motivos de rechazo accionables: el residente los lee y debe saber qué reenviar.
- Usa las pestañas Aprobados y Rechazados como historial de auditoría; cada reporte guarda quién lo revisó y cuándo.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de registrar un pago offline?
El resultado contable es el mismo (se crea un Pago sobre el cobro), pero aquí el flujo lo inicia el residente con su comprobante y tú solo verificas y apruebas. El pago offline manual lo registras tú desde el detalle del cobro sin intervención del residente.
¿Puedo aprobar un monto parcial?
Sí. Si el comprobante muestra un abono menor al saldo, ajusta el monto (explicando el motivo) y el cobro quedará PARCIAL con el saldo restante pendiente.
¿Qué pasa si dos administradores revisan el mismo reporte a la vez?
Solo la primera revisión se aplica. El segundo administrador verá un aviso de que el reporte ya fue revisado y no se duplica ningún pago.
¿El residente se entera del resultado?
Sí. Al aprobar recibe la confirmación de su pago y al rechazar recibe el motivo que escribiste.
¿Por qué un reporte aparece como Cancelado si nadie lo canceló?
El sistema cancela automáticamente los reportes pendientes cuando el cobro deja de tener saldo por otro medio: un pago por pasarela, un pago offline registrado por administración o la anulación del cobro.
¿Tienes reportes pendientes?
Entra al panel de tu conjunto, abre Cobros y pulsa Por conciliar para revisar los comprobantes enviados por tus residentes.
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