Onboarding financiero
Úsalo cuando el conjunto empieza a operar en ConjuntoFácil y necesita traer saldos previos.
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Pagos y Cobros8 min de lectura
Carga inicial de cartera
Aprende a importar saldos históricos o saldo inicial por unidad, definir fecha de corte, revisar errores antes de confirmar y consultar la trazabilidad del origen de deuda.
01
Lo esencial
La carga inicial de cartera está pensada para ingresar saldos históricos de forma controlada al empezar a usar ConjuntoFácil.
Importa cartera histórica
Carga saldos pendientes que vienen de un sistema anterior o de un cierre manual de contabilidad.
Crea cobros oficiales
Cada fila válida se convierte en un cobro único pendiente. No se crea una cartera paralela.
Mantiene auditoría
El lote, el archivo, las filas y los cobros quedan marcados como saldo inicial de cartera.
02
Cuándo usarlo
Este flujo se recomienda durante onboarding financiero o migraciones, no para crear cobros recurrentes del mes a mes.
Migración desde otro sistema
Sirve para trasladar la deuda reconocida por unidad sin recalcular todo el histórico.
Cierre contable reconocido
Aplica cuando ya tienes una cartera validada a una fecha de corte y solo necesitas ingresarla.
03
Preparar el archivo
Puedes subir CSV o XLSX de hasta 5 MB. La plantilla incluye las columnas base y el sistema reconoce algunos alias comunes.
torreAlias: bloque, estructura
Nombre de la torre, bloque o estructura.
unidadAlias: apartamento, apto
Número o identificador de la unidad.
saldoAlias: valor
Valor pendiente a importar. Debe ser positivo.
fecha_corteAlias: corte
Fecha hasta la cual fue calculado el saldo.
fecha_vencimientoAlias: vence, vencimiento
Fecha desde la cual el saldo vence o cuenta mora.
observacionAlias: nota, comentario
Nota interna opcional para la fila.
04
Fecha de corte vs fecha de vencimiento
Estas dos fechas responden preguntas distintas: cuándo se calculó la deuda y desde cuándo debe tratarse como vencida.
Foto contable del saldo
Es la fecha hasta la cual el saldo fue calculado en el sistema anterior o en el cierre manual. Por ejemplo, si al 2026-05-31 una unidad debía $1.250.000, esa fecha representa el corte oficial.
Inicio de vencimiento o mora
Es la fecha de vencimiento del cobro que se crea. Si usas 2026-05-31, el saldo nace vencido desde ese día; si das plazo hasta 2026-06-30, la mora empieza después de esa fecha.
Ejemplo: torre A, unidad 101, saldo $1.250.000, fecha_corte 2026-05-31, fecha_vencimiento 2026-05-31. Significa que a cierre de mayo la unidad traía esa deuda y debe entrar como vencida desde mayo 31.
05
Cómo cargar saldos
El flujo tiene tres momentos: preparar el archivo, previsualizar y confirmar.
1
Abre la acción desde Cartera
Entra al panel administrativo, abre Cartera y usa la acción avanzada Cargar saldos iniciales.
2
Descarga o prepara la plantilla
Usa CSV o XLSX de hasta 5 MB. También puedes pegar CSV manualmente si es una carga pequeña.
3
Previsualiza antes de confirmar
El sistema valida unidades, saldos, fechas y duplicados. Revisa errores y advertencias antes de seguir.
4
Confirma la carga
Si no hay errores bloqueantes, confirma para crear los cobros únicos pendientes marcados como saldo inicial.
06
Qué crea el sistema
La carga no crea una fuente financiera paralela. Todo queda integrado como cobros pendientes.
- Un lote de importación auditado con archivo, fecha de corte y usuario que confirma.
- Una fila auditada por cada registro del archivo: creada, omitida o con error.
- Un cobro único pendiente por cada fila válida, con concepto Saldo inicial de cartera.
- Metadata para rastrear el origen desde cartera, cobros, reportes, pagos manuales y acuerdos de pago.
07
Errores y advertencias comunes
La previsualización existe para corregir problemas antes de crear cobros oficiales.
La combinación torre + unidad no coincide con una unidad existente. Corrige el nombre o número antes de confirmar.
Se bloquean duplicados dentro del archivo y saldos iniciales ya importados para la misma unidad, fecha de corte y concepto.
Se omite con advertencia. No genera cobro porque no hay saldo pendiente por cobrar.
Se rechaza en esta carga. Los saldos a favor se registran desde el flujo administrativo de saldos a favor.
La fecha de corte y la fecha de vencimiento deben tener formato válido. Usa una fecha real del cierre.
08
Trazabilidad y anulación
Después de confirmar, puedes revisar de dónde viene la deuda sin salir del flujo normal de cartera.
Origen de deuda
En el detalle de cartera verás una sección que agrupa la deuda por saldo inicial, cobros periódicos, cobros únicos y acuerdos de pago.
Badge Saldo inicial
Los cobros que vienen de esta importación aparecen marcados para que el administrador identifique su origen.
Anulación controlada
Puedes anular un lote solo si sus cobros no tienen pagos aplicados. La auditoría del lote se conserva.
09
Buenas prácticas
- Valida el total del archivo contra el cierre contable antes de confirmar.
- Usa una sola fecha de corte por lote cuando estás migrando un cierre mensual completo.
- Guarda el archivo fuente original para futuras revisiones de auditoría.
- Corrige errores desde el archivo y vuelve a previsualizar en lugar de ajustar filas a mano después.
- No uses esta carga para saldos a favor o anticipos; regístralos desde el flujo administrativo de saldos a favor.
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Preguntas frecuentes
¿La carga inicial envía notificaciones a residentes?
No. La carga crea cobros pendientes, pero no envía notificaciones ni genera links de pago automáticamente.
¿La fecha de corte y la fecha de vencimiento pueden ser iguales?
Sí. Es común usar la misma fecha cuando quieres que el saldo entre vencido desde el cierre de cartera.
¿El sistema recalcula intereses históricos?
No. El saldo importado ya debe ser el valor reconocido a la fecha de corte. La mora posterior se calcula desde la fecha de vencimiento del cobro.
¿Puedo importar saldos a favor?
No en esta carga. Los saldos negativos se rechazan para evitar mezclar deuda con anticipos o créditos. Usa el flujo de saldos a favor en cartera.
¿Qué hago si me equivoqué en una carga?
Si los cobros del lote no tienen pagos aplicados, puedes anular el lote y volver a cargar el archivo corregido.
¿Estos cobros aparecen en reportes y acuerdos de pago?
Sí. Como el resultado oficial es un cobro pendiente, entra en cartera, reportes, pagos manuales y acuerdos de pago.
¿Listo para cargar saldos iniciales?
Entra al panel, abre Cartera y usa la acción Cargar saldos iniciales para iniciar el onboarding financiero.
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